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Protokolle sind Visitenkarten eines Unternehmens oder einer Behörde. Form und Inhalt von Protokollen verraten viel über Organisation, Führung und Effizienz. Besonders wichtig aber ist die Tatsache, dass die Protokollführung den Unternehmen und Behörden einen vielseitigen Nutzen bringt. Protokolle sind nicht nur blosse Informationsmittel oder Gedächtnisstützen, sondern stellen ein wichtiges Beweismittel für die Rechtmässigkeit von Beschlüssen oder Wahlen sowie für die Erteilung von Aufträgen und Kompetenzen dar. Protokolle dienen mit ihrer Urkundeneigenschaft deshalb oft als Grundlage für Rechtsgeschäfte. Eine ordentliche Protokollführung liefert regelmässig den Nachweis für eine sorgfältige und pflichtbewusste Geschäftsführung.
Die Anforderungen an ein Protokoll und an den Protokollführer bzw. die Protokollführerin sind vielfältig und je nach Zweck des Protokolls unterschiedlich. In Sitzungen oder Versammlungen wird viel gesprochen und oftmals sind die Voten mit grossen Emotionen verbunden. Dennoch sollten Protokolle nur das Wesentliche enthalten und stets objektiv, verständlich und wahrheitsgemäss abgefasst sein. Protokollführer sind deshalb mit einer anspruchsvollen Aufgabe betraut.
Dieses Buch soll dazu beitragen, die Protokollführung und Protokollauswertung in privaten und öffentlichen Unternehmen, aber auch in Vereinen, Verwaltungen und Behörden zu optimieren. Es kann als Nachschlagewerk zur Beantwortung von auftauchenden Fragen im Zusammenhang mit der Protokollführung dienen. Die zahlreichen Muster und Checklisten sowie das umfangreiche Sachregister bieten den Protokollführern eine echte Hilfe. Eine ordentliche und effiziente Protokollführung will gelernt sein und entwickelt sich mit einer regelmässigen Protokollführung.